Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года "Об отмене требования легализации иностранных официальных документов"

Способы подачи заявления на заверение документа апостилем

Заявления принимаются из рук в руки (документарно) и в онлайн-варианте

1. Документарные заявления принимаются в приемной Министерства юстиции по адресу г. Ереван, Вазгена Саргсяна 3/8. Для подачи заявления необходимо представить:

-       документ, удостоверяющий личность заявителя,

-       оригинал официального документа, подлежащего заверению апостилем,

-       квитанцию об уплате государственной пошлины.

При представлении третьими лицами заявления с целью заверения апостилем принадлежащего иному лицу официального документа доверенности не требуется.

2. Онлайн-заявления подаются посредством площадки e-services.moj.am.

По адресам электронной почты Министерства юстиции (info@moj.am, secretariat@justice.am и так далее) или какого-либо его подразделения либо должностного лица, официальные документы, направленные посредством сайта e-request.am и иных сайтов не подлежат заверению апостилем (заявления не принимаются).

На данный момент возможность заявления онлайн предоставлена только для заверения апостилем электронных свидетельств записи актов гражданского состояния. Заявления на заверение апостилем подлежащих заверению апостилем документов всех иных видов принимаются от заявителя, из рук в руки.

Онлайн-принятие заявлений для заверения апостилем свидетельств актов гражданского состояния, которые утверждены чернильной печатью, заверены подписью от руки, не имеют контрольного номера и QR кода, в том числе свидетельств советского образца, невозможно.

В случае обращения онлайн удостоверяющий личность заявителя документ прилагается последним к заявлению, уплата государственной пошлины осуществляется онлайн, а заверяемое апостилем электронное свидетельство автоматически загружается в электронную систему в случае ввода заявителем соответствующего 16-значного контрольного номера документа.

При заполнении онлайн-заявления необходимо удостовериться, что загружен тот документ, который заявитель пожелал заверить апостилем.

Министерство юстиции не несет ответственности вследствие неверного заполнения заявителем контрольного номера электронного документа, в результате чего заверяется иной документ. В подобном случае услуга считается предоставленной, и уплаченная сумма не подлежит возврату, а заверение апостилем того официального документа, которое не было осуществлено вследствие неверного заполнения заявителем контрольного номера, обеспечивается на основании представленного заявителем нового заявления, с новой уплатой государственной пошлины.

3. Заявления на заверение апостилем официальных документов принимаются и ответы передаются посредством оператора ЗАО "Айпост". При подаче заявления посредством оператора последнему предоставляются документ, удостоверяющий личность заявителя, оригинал подлежащего заверению апостилем документа, квитанция уплаты государственной пошлины.

Общая информация

Апостиль — это предусмотренный статьей 3 Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года "Об отмене требования легализации иностранных официальных документов" (далее — Конвенция) бумажный либо электронный сертификат, который удостоверяет подлинность должностного положения подписывающего официальный документ лица, его подписи, проставленной на документе печати либо штампа.

Апостилем заверяются те официальные документы, которые направляются в страны-члены Конвенции (перечень доступен здесь).

Документы, составленные и выданные компетентными органами иностранного государства, не подлежат заверению Апостилем в Республике Армения.

Заверенные Апостилем документы, выданные компетентными органами государств-членов Конвенции в порядке, установленном законодательством данного государства, и в рамках своих полномочий, на территории Республики Армения считаются действительными без консульского заверения или иной дополнительной легализации.

Заверение Апостилем вышеуказанных документов обязательно, если иное не предусмотрено Законом Республики Армения, либо иными международными договорами Республики Армения процедура легализации была упразднена, упрощена, либо документ освобожден от легализации. 

Апостилем не заверяются те официальные документы, которые направляются в страны-члены СНГ, присоединившиеся к Минской конвенции "О правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам" от 22-го января 1993 года, а также в ряд других стран, предусмотренных международными договорами Болгарии, Литвы и Республики Армения.

Если государство, где будет представлен документ, не является членом Гаагской конвенции, легализация документов осуществляется посредством консульского заверения.

Электронный апостиль

26 апреля 2021 года Министерство юстиции запустило в обращение двуязычный (армянский-английский) электронный апостиль. В Республике Армения апостиль на французском, немецком, русском либо ином языке не предоставляется.

С 26 апреля 2021 года официальные документы РА заверяются Министерством юстиции исключительно электронным апостилем.

До 26 апреля 2021 года официальные документы РА утверждались Министерством юстиции бумажным апостилем, который прикреплялся к оригиналу документа, заверялся печатью Министерства юстиции и подписывался начальником Агентства ЗАГС Министерства юстиции.

Фактом обращения электронного апостиля не ограничивается доказательная сила апостиля на официальных документах Республики Армения, заверенных на бумажном шаблоне до 26 апреля 2021 года.

Электронный апостиль не прикрепляется к заверяемому оригинальному официальному документу. Он направляется на адрес электронной почты гражданина, который возможно распечатать посредством печатающего устройства любого вида, в том числе цветного либо черно-белого, используя бумажный носитель любого вида, и представлять по требованию. По желанию заявителя распечатанный электронный апостиль предоставляется также Министерством юстиции.

К сведению. Граждане, которые для заверения официальных документов апостилем вместо обращения в Министерство юстиции РА обращаются в переводческие и иные офисы (в качестве посредников), должны предоставить последним адрес электронной почты, в целях получения апостиля по этому адресу.

В 9-ом разделе электронного апостиля ставится печать агентства ЗАГС (формат PDF) ответственного подразделения, для обеспечения функции заверения апостилем официальных документов, а в 10-ом разделе — подпись руководителя либо ответственного сотрудника агентства ЗАГС в том же формате.

Подлинность электронного апостиля возможно проверить посетив сайт www.e-verify.am и ввести указанный на апостиле контрольный номер либо пароль быстрого реагирования — QR код.

Во время проверки подлинности апостиля отражается PDF формат заверенного апостилем официального документа и электронный апостиль.

В нижней части бланка электронного апостиля указывается полное количество страниц заверяемого апостилем официального документа. При проверке объемных официальных документов отражается до 6 страниц документа.

Сроки заверения апостилем

Официальный документ заверяется Апостилем в течение одного рабочего дня после поступления заявления в Министерство юстиции.

Для заверения апостилем оригиналы предоставленных из рук в руки официальных документов с заверением апостилем тем же способом возвращаются заявителю на следующий рабочий день после подачи заявления с 16:00 до 18:00 часов. Оригинал переданного оператором ЗАО "Айпост" документа и апостиль возвращаются посредством почтовой услуги, предоставляемой указанным оператором.

Срок заверения апостилем может быть продлен, если Министерство юстиции (единый электронный реестр) не располагает сведениями относительно соответствующего должностного лица, его должностного положения, периода его пребывания в должности, а также экземплярами его подписи, печати. Документ заверяется апостилем после сбора необходимых сведений.

Срок подачи заявления оператором ЗАО "Аайпост" либо направления ответа последнего не засчитывается в срок заверения апостилем официальных документов.

С исчислением вышеуказанных сроков и вышеуказанными способами предоставляются также ответы относительно отказа в заверении официального документа.

Государственная пошлина

За заверение апостилем официального документа предусмотрена государственная пошлина в размере 7 тысяч драмов РА (в семикратном размере базовой пошлины), которая уплачивается на номер счета 900005163523 госбюджета РА через любой банк либо посредством размещенных в Министерстве юстиции платежных терминалов, Pos-терминалов.

Не подлежат заверению апостилем:

1)      документы, выданные дипломатическими или консульскими агентами; 

2)     административные документы, непосредственно связанные с торговой или таможенной деятельностью.

Перечень подлежащих заверению апостилем документов исчерпывающий. Документы, не включенные в установленный перечень, не подлежат заверению апостилем.

С перечнем подлежащих заверению апостилем документов можно ознакомиться здесь

Основания для отклонения заявления о заверении апостилем 

Заявление о заверении официального документа апостилем отклоняется, если:

1)      документ подготовлен или утвержден, либо скреплен печатью лицом или органом, не имеющим на то полномочия;

2)     документ не соответствует установленному для данного документа формату;

3)     документ не подлежит заверению апостилем;

4)     заявление о заверении документа апостилем представлено с нарушением настоящего Закона и процедуры, установленной иными правовыми актами, регулирующими процесс заверения документа апостилем;

5)     данные о служебном положении лица, подписавшего документ, его подпись, печать или штамп, удостоверяющие документ, нечитабельны;

6)     документ поврежден, целостность документа не сохранена, на документе имеются недопустимые записи;

7)     не представлены документы, установленные законодательством для заверения документа апостилем, подтверждение уплаты государственной пошлины, предусмотренной частью 6 статьи 3 настоящего Закона;

8)     документ будет представлен в страну, не являющуюся участником Конвенции;

9)     документ заведомо поддельный.

Относительно представленных для заверения апостилем не соответствующих подлинности, поддельных документов сообщается в Полицию МВД. Такие документы не возвращаются заявителю с указанием причин.

Часто задаваемые вопросы

В котором часу принимаются заявления?

Заявления принимаются в рабочие часы и в течение рабочего дня. Заявители обслуживаются поочередно согласно номеру очереди через устройство для регистрации очереди, размещенное в приемной Министерства юстиции. Рекомендуется прибывать до 17:30. По окончании рабочего времени, в 18:00, обслуживание прекращается независимо от наличия заявителей в очереди в приемной. В часы перерыва (13:00-14:00) обслуживание обеспечивается сотрудниками посменно.

Обеспечивается ли Министерством юстиции перевод документов?

Министерством юстиции переводческая деятельность не осуществляется. В случае необходимости заверения апостилем перевода документа заявителем представляется в Министерство юстиции оригинал заранее переведенного документа с нотариальным заверением. Перевод может быть заверен любым действующим на территории РА нотариусом. Переводы без нотариального заверения не подлежат заверению апостилем.